Agovo Plattform

Die technische Grundlage für rechtssichere Versammlungen und Beschlüsse

Agovo ist die Plattform zur strukturierten Durchführung formeller Versammlungen und Beschlussfassungen – digital, hybrid oder vor Ort. Die Software bildet nicht einzelne Funktionen ab, sondern den vollständigen formellen Ablauf einer Sitzung. Videokonferenz-Systeme wie Zoom oder MS Teams werden lediglich eingebunden, wenn Ton und Bild gebraucht werden.

Präsenzsitzung

Alle Mitglieder sitzen im Ratssaal. Agovo führt Anwesenheit, Redeliste und Abstimmung am Tisch – auf den eigenen Geräten.

Agovo strukturiert den Sitzungsprozess

Agovo optimiert die täglichen Arbeitsabläufe des Sitzungsdienstes.

Tagesordnung→

Systematischer Aufbau der Tagesordnung, Verwaltung von Anträgen und Fristen.

Schritt 01

Einladung →

Erstellen Sie professionelle Einladungen mit allen relevanten Informationen für Ihre Teilnehmer.

Schritt 02

Sitzung →

Durchführung der Versammlung – digital, hybrid oder vor Ort, mit allen relevanten Tools.

Schritt 03

Abstimmung →

Rechtssichere Abstimmungen mit validierten Stimmrechten und automatischer Mehrheitsberechnung.

Schritt 04

Beschluss →

Der Beschluss wird nach formaler Prüfung von Quorum, Stimmrechten und Mehrheit verbindlich festgestellt.

Schritt 05

Transkription →

Beiträge werden automatisch transkribiert und nachvollziehbar dokumentiert mit Transcriba.

Schritt 06

Protokolle →

Alle Verfahrensschritte und Ergebnisse werden strukturiert, versioniert und nachvollziehbar dokumentiert.

Schritt 07

Archivierung

Abgeschlossene Sitzungen werden revisionssicher gespeichert und dauerhaft prüfbar archiviert.

Schritt 08

Funktionsarchitektur

Jeder Prozessschritt ist technisch mit Rollen, Rechten und Stimmrechtslogiken verknüpft. Dadurch entsteht ein konsistenter, nachvollziehbarer Beschlussprozess.

Feature #1

Sitzungs‒ und Versammlungsmanagement

Agovo ermöglicht die strukturierte Vorbereitung und Durchführung formeller Sitzungen. Tagesordnungen werden systematisch aufgebaut, Anträge verwaltet und Fristen nachvollziehbar dokumentiert.

Computerbildschirm zeigt eine Agenda-Anwendung mit einer Liste von Personen und Meeting-Themen.

Laptop zeigt Zoom-Anruf mit sechs Personen und Abstimmungsfenster mit Optionen Ja, Nein, Ich muss mich erst im Team abstimmen.

Feature #2

Abstimmungs‒ und Beschlussmodul

Das Abstimmungsmodul bildet formelle Beschlussverfahren rechtssicher ab. Stimmrechte werden validiert, Quoren geprüft und Mehrheiten automatisch berechnet.

Feature #3

Protokoll‒ und Dokumentationssystem

Beschlussergebnisse werden automatisch in das Sitzungsprotokoll übernommen. Änderungen sind versioniert und nachvollziehbar. Ergänzend ermöglicht die integrierte Transkription eine strukturierte, durchsuchbare Dokumentation von Wortbeiträgen und Diskussionsverläufen.

Schwarzer Monitor mit einer Softwareoberfläche, die einen "SI report" und "Product View" anzeigt.

Rechtssicherheit & Compliance

DSGVO-Konformität

Die Datenverarbeitung erfolgt DSGVO-konform in Rechenzentren innerhalb Deutschlands oder der EU.

Pinkes Wolkensymbol mit "Open Telekom Cloud" und Text "PLAY IT SAFE WITH A EUROPEAN CLOUD" auf dunklem Hintergrund.

T-Cloud für digitale Souveranität

Agovo wird in der T-Cloud gehostet und erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit und Verfügbarkeit. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union .

gpaNRW

Agovo wird in der T-Cloud gehostet und erfüllt somit höchste Standards hinsichtlich Datenschutz, Datensicherheit und Verfügbarkeit. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb Deutschlands bzw. der Europäischen Union und entspricht den Vorgaben der DSGVO.

Integration in Videokonferenzsysteme

Agovo unterstützt die Durchführung digitaler und hybrider Versammlungen durch die Integration marktüblicher Videokonferenzlösungen.

Die Plattform ist so konzipiert, dass audiovisuelle Kommunikation und formelle Verfahrenslogik technisch voneinander getrennt bleiben. Während das Videokonferenzsystem die Übertragung von Bild und Ton ermöglicht, übernimmt Agovo die strukturierte Steuerung der Sitzung, die Abstimmungslogik sowie die revisionssichere Dokumentation. Agovo kann sowohl als integrierte Anwendung innerhalb der jeweiligen Videokonferenzplattform (z.B. als App in Zoom oder MS Teams) genutzt werden als auch unabhängig davon browserbasiert ohne Installation eines Videokonferenz-Clients. Dadurch bleibt die Plattform flexibel einsetzbar – sowohl eingebettet in bestehende Videokonferenz-Client-Umgebungen als auch als eigenständige Webanwendung.

Laptop-Bildschirm zeigt Videokonferenz und Abstimmung, umgeben von Logos: Microsoft Teams, Zoom, Zoom X.

Zoom Integration

Agovo unterstützt ebenfalls die Anbindung an Zoom als Videokonferenzsystem.

Automatische Verknüpfung von Zoom-Meetings mit Sitzungen

Integration von Zugangslinks in die Sitzungsverwaltung

Nutzung bestehender Zoom-Accounts

Strukturierte Durchführung von Abstimmungen parallel zur Videokonferenz

Zoom übernimmt die audiovisuelle Kommunikation. Die formelle Beschlusslogik bleibt vollständig in Agovo verankert.

Microsoft Teams Integration

Agovo kann in bestehende Microsoft-Teams-Umgebungen eingebunden werden.

Verlinkung von Sitzungen mit Teams-Meetings

Einbettung von Zugangslinks in Einladungen

Teilnahme über bestehende Microsoft-Accounts

Nutzung bestehender Organisationsstrukturen

Microsoft Teams übernimmt die audiovisuelle Kommunikation.

Agovo steuert die formellen Abstimmungs- und Beschlussprozesse.

Browserbasierte

Nutzung

Agovo kann vollständig browserbasiert genutzt werden – ohne Installation zusätzlicher Software.

Keine lokale Installation erforderlich

Sofortiger Zugriff über gängige Webbrowser

In Kombination mit webbasierten Videokonferenzsystemen wie Webex oder Jitsi nutzbar

Nutzung bestehender Organisationsstrukturen

Sofort einsatzbereite, ortsunabhängige Durchführung formeller Sitzungen.

Agovo bleibt dabei unabhängig vom eingesetzten Videokonferenzsystem.

RIS

Integration in Ratsinformationssysteme

Ergänzung statt Ersatz

Agovo ersetzt kein Ratsinformationssystem. Das RIS bleibt führend für Vorlagenverwaltung, Drucksachenmanagement und öffentliche Bekanntmachung.

Wir bieten nahtlose Integration, um Ihre bestehenden Systeme zu optimieren.

Datenaustausch

Sitzungsmetadaten wie Gremien, Tagesordnungspunkte und Teilnehmerinformationen können übernommen werden.

Nahtloser Austausch von Daten zwischen Agovo und Ihrem RIS.

Rückführung von Ergebnissen

Beschlussergebnisse und Protokollreferenzen können strukturiert zurückgeführt werden.

Sicherstellung der Konsistenz Ihrer Daten über alle Systeme hinweg.

Integration in die Dokumenten-verwaltung

Finalisierte Protokolle und Beschlussdokumente können in Dokumentenmanagementsysteme übergeben werden.

Finalisierte Protokolle einfach an Ihr DMS übergeben.

Prüfen Sie, wie Agovo Ihre Sitzungsprozesse unterstützen kann.

Entdecken Sie die Vorteile von Agovo für Ihre Organisation und vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Gespräch.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Profitieren Sie von Rechtssicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit.

Individuelle Beratung

Wir finden die perfekte Lösung für Ihre spezifischen Anforderungen.

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